Konkurs a RODO

Po wejściu w życie RODO, a więc Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) wiele firm i instytucji, które organizują różnego rodzaju konkursy w ramach swojej działalności powzięło wątpliwości, czy dotychczasowa dokumentacja, regulująca przeprowadzenie konkursu, jest prawidłowa. Jest to słuszna praktyka, ponieważ z uwagi na przetwarzanie danych osobowych uczestników konkursów oraz ich zwycięzców, zaistniała konieczność dopasowania dokumentacji do RODO.

Organizator przetwarza dane osobowe uczestników i zwycięzców konkursu, robi to w celu przeprowadzenia konkursu, wyłonienia zwycięzcy i wreszcie wręczenia nagrody.

Podstawa  przetwarzania – zgoda czy uzasadniony interes administratora

Po wejściu w życie RODO pojawiło się wiele wątpliwości, jaka jest podstawa prawna przetwarzania – czy będzie to uzasadniony interes administratora czy też dane będą przetwarzane na podstawie udzielonej zgody przez uczestników. W ocenie Kancelarii prawidłową podstawą przetwarzania jest zgoda uczestników, bez jej wyrażenia organizator nie powinien przetwarzać danych osobowych. Powoływanie tutaj jako podstawy uzasadnionego interesu administratora nie wydaje się rozwiązaniem prawidłowym, jest to zbyt szeroka interpretacja przesłanki „interesu administratora” i nie powinna ona usprawiedliwiać przetwarzania danych osobowych na potrzeby konkursu.

Pozostaje więc pobranie zgody – najrozsądniej, aby pobrać zgodę w wersji pisemnej lub elektronicznej wraz z podaniem informacji o przetwarzaniu danych osobowych (klauzula informacyjna), a jeśli pobranie pisemnej zgody lub zgody elektronicznej („kliknięcie” zgody na stronie www – zaznaczenie checkboxa) jest to zbyt skomplikowane – należy przyjąć oświadczenie o wyrażeniu zgody np. ustnie, lecz bezwzględnie przekazać uczestnikom klauzulę informacyjną, co wynika z brzmienia art. 13 RODO.

Kancelaria zajmuje się opracowaniem dokumentacji konkursowej, która spełnia wymagania zarówno przepisów kodeksu cywilnego, jak i RODO.

Klauzula informacyjna

Rozporządzenie RODO w art. 13 nakłada na administratora obowiązek poinformowania osoby, której dane są przetwarzane, o następujących kwestiach:

1. dane administratora – nazwa firmy, imię i nazwisko osoby prowadzącej firmę (jednoosobowa działalność), dane kontaktowe;

2. jeżeli administrator wyznaczył inspektora ochrony danych – dane kontaktowe inspektora;

3. cele przetwarzania danych osobowych;

4. podstawy prawne przetwarzania danych osobowych;

5. kategorie odbiorców danych osobowych – jeżeli administrator przekazuje dane klientów podmiotom trzecim (np. księgowość, poczta, firmy kurierskie – w przypadku konieczności dostarczenia nagrody);

6. przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy – EOG (czyli poza UE oraz Norwegię, Islandię i Liechtenstein);

7. okres przechowywania określonych danych osobowych lub kryteria ustalenia takiego okresu;

8. czy podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do wzięcia udziału w konkursie oraz jakich danych i jakich sytuacji taki wymóg dotyczy;

9. czy dane będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu;

10. prawach, jakie przysługują osobie, której dane są przetwarzane:

• prawie dostępu do danych oraz do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

• prawie do cofnięcia wcześniej wyrażonej zgody na przetwarzanie danych;

• prawie do przeniesienia danych osobowych;

• prawie do wniesienia przez osobę, której dane dotyczą skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

Dla organizatora konkursu – administratora danych osobowych najważniejsza jest możliwość wykazania, że uczestnik wyraził zgodę, a organizator poinformował uczestnika o powyższych kwestiach, związanych z przetwarzaniem danych osobowych.