Charakter wpisów do KRS

Zmiany w strukturze spółek wymagają uwidocznienia w Rejestrze prowadzonym przez Krajowy Rejestr Sądowy, w skrócie KRS.

Często decydująca o dokonaniu zmiany jest właśnie rejestracja w KRS, ponieważ to od tej daty przyjmujemy, iż miała miejsce zmiana. Taki wpis jest nazywany wpisem konstytutywnym, czyli tworzącym pewien stan. Warto pamiętać, które wpisy mają charakter konstytutywny, ponieważ w przypadku tych wpisów dokonanie danej czynności nie powoduje jeszcze, że zmiana obowiązuje – dla ważności konieczna jest jej rejestracja w KRS.

Wpisy konstytutywne do KRS

Wpisami konstytutywnymi są przede wszystkim te, które wymagają zmiany umowy spółki. Każda zmiana umowy spółki jest wpisem konstytutywnym i dla swej ważności wymaga wpisu do KRS. Przykładowo będą to więc następujące zmiany:

• zmiana firmy spółki;
• inna siedziba (czyli zmiana miejscowości, UWAGA: zmiana w ramach jednej miejscowości jest jedynie zmianą adresu i należy do wpisów deklaratoryjnych);
• zmiana PKD ujętego w umowie spółki;
• gdy czas trwania spółki jest oznaczony – zmiana czasu trwania spółki;
• informacja o tym, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
• nowy sposób reprezentacji spółki;
• zmiana dotycząca liczby i wartości nominalnej udziałów objętych przez poszczególnych wspólników.

Kodeks spółek handlowych wymienia również inne przykłady wpisów konstytutywnych, należą do nich:
• powstanie spółki z o.o. – zawarcie umowy spółki powoduje jedynie powstanie spółki z o.o. w organizacji;
• likwidacja spółki;
• połączenie, podział i przekształcenie spółki;
• podwyższenie, obniżenie kapitału zakładowego;
• pozbawienie partnera spółki partnerskiej prawa reprezentowania spółki na podstawie art. 96 § 2 KSH

O konstytutywności wpisu decyduje każdorazowo przepis ustawy, musi z niego wprost wynikać, iż dany wpis ma konstytutywny charakter. Jeśli z brzmienia przepisów nic nie wynika, uznaje się, że wpis do KRS ma charakter deklaratoryjny.

Konstytutywność wpisu musi wynikać bezpośrednio z przepisów ustawy. Brak informacji o tym, że zmiana staje się ważna w momencie jej wpisu do KRS, powoduje, iż wpis taki należy uznać za deklaratoryjny.

Wpisy deklaratoryjne do KRS

Pewne czynności w spółkach nie wymagają dla swej ważności wpisu do KRS, wpisy takie nazywamy deklaratoryjnymi. W skrócie wpis deklaratoryjny jest to taki rodzaj wpisu, który dla swojej ważności nie wymaga rejestracji w KRS. Zatem dokonanie określonej czynności jest skuteczne z momentem jej dokonania, np. z chwilą podjęcia uchwały. Nie oznacza to, że nie musisz dokonywać zmiany, zgłoszenie do KRS jest konieczne, ale ma charakter porządkowy, potwierdzający.

Przykładami wpisów deklaratoryjnych są:
• zmiana adresu spółki (w obrębie tej samej miejscowości);
• zmiana składu zarządu, rady nadzorczej (powołanie, odwołanie osób do składu organu);
• powołanie i odwołanie prokurenta;
• zmiana wspólników (sprzedaż udziałów w spółce);
• złożenie sprawozdania finansowego;
• otwarcie likwidacji spółki.

Termin na zgłoszenie zmiany do KRS

Na zgłoszenie zmiany konstytutywnej, jak i deklaratoryjnej podmiot (spółka) ma 7 dni od momentu jej zaistnienia.